martes, 12 de enero de 2016

Decálogo para el éxito de una reunión

Existen una serie de factores que inciden en que una reunión ser productiva y deje de ser esa pérdida de tiempo de la que siempre nos quejamos:

1.   Prepararla adecuadamente. Detallar el orden del día con los temas a tratar, elegir los participantes en función de los mismos y organizar la infraestructura y los materiales necesarios.

2.   Determinar la hora exacta de comienzo y duración de cada tema a tratar.

3.   El coordinador de la reunión debe estar orientado a la consecución de objetivos y contar con aptitudes suficientes para obtener la participación de todos los reunidos.

4.   Establecer los objetivos de la reunión y que sean entendidos por todos los participantes permitiendo flexibilidad en los medios y métodos para alcanzarlos.

5.   Mantener relaciones de igualdad y no imponer la estructura jerárquica de lo organización.

6.   Debe existir un clima de respeto que permita la expresión de las distintas opiniones eliminando barreras intepersonales que impidan la escucha y la asunción de distintos puntos de vista. Analizar y resolver mediante la negociación.

7.   Registrar las ideas aportadas en pizarra o rotafolio para que estén presentes, sobre todo aquellas que se somenten a debate, aquellas que son importantes y motivo de reflexión posterior y una recapitulación de lo tratado.

8.   Moderar correctamente la reunión para centra el tema, regular las tensiones que surjan e impulsar conclusiones.

9.   Establecer un plan de acción, así como la metodología del seguimiento y control del mismo.

10. Elaborar un informe o acta que contenga el resultado o conclusiones y pasos que se han seguido para ello a lo largo de la reunión. Este informe deberá servir para conocimiento de aquellas personas que no han tomado parte de la reunión.

Son 10 consejos que, aunque obvios, siempre olvidamos y que son determinantes para no perder el tiempo.

 "Si amas la vida, economiza el tiempo, porque de tiempo se compone la vida”, Benjamín Franklin.

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